Cara Jualan di WhatsApp: Sistem Pesanan yang Sederhana

Kenapa pesanan WhatsApp jadi berantakan

Sebagian besar usaha mulai jualan di WhatsApp secara kebetulan. Seorang pengikut menanyakan harga barang di sebuah postingan, Anda membalas, dia menanyakan ukuran, Anda mengirim tiga foto, lalu dia menghilang seharian. Kalikan dengan dua puluh pelanggan, dan ponsel Anda penuh obrolan yang belum selesai tanpa daftar jelas siapa memesan apa.

Masalahnya jarang ada pada WhatsApp itu sendiri. Masalahnya, setiap langkah penjualan terjadi di obrolan bebas: melihat-lihat, memilih, menghitung total, menyepakati pengiriman, dan mengecek pembayaran. Setiap langkah memancing pertanyaan, dan kesalahan muncul ketika pesanan tersebar di banyak pesan, bukan di satu tempat.

Sistem yang baik mengeluarkan bagian yang lambat dari obrolan dan menyisakan bagian yang manusiawi di dalamnya. Pelanggan melihat-lihat dan menyusun pesanannya sendiri, lalu mengirim satu pesan lengkap. Anda mengonfirmasi, menerima pembayaran, mengirim, dan melakukan follow-up dengan kata-kata yang sama setiap kali. Cara ini cocok untuk toko kue rumahan di Kairo, toko aksesori ponsel di Jakarta, maupun studio bunga di Lyon.

Langkah 1: Buat katalog yang bisa dijelajahi sendiri

Setiap pertanyaan pelanggan sebelum memesan adalah tanda ada yang kurang di katalog Anda. “Harganya berapa?”, “Ada warna hitam?”, dan “Masih ready?” semuanya terjawab oleh daftar produk yang jelas.

Buat setiap produk sederhana: satu foto bagus dengan latar polos, nama singkat yang benar-benar dipakai orang, harga, dan pilihan yang penting. Kalau kue perlu dipesan dua hari sebelumnya, tulis di produknya, bukan di pesan kesepuluh.

Aplikasi WhatsApp Business punya katalog bawaan, dan itu awal yang baik. Banyak penjual juga menampilkan produk di halaman yang bisa dibagikan ke mana saja, supaya orang yang datang dari Instagram, TikTok, atau brosur cetak melihat daftar yang sama. Apa pun alatnya, selalu perbarui: barang yang terlihat tersedia padahal sudah habis menimbulkan percakapan paling canggung dalam berjualan.

• Harga di setiap barang, karena harga yang disembunyikan lebih banyak mendatangkan pertanyaan daripada penjualan.
• Pilihan seperti ukuran, warna, rasa, atau jumlah, ditulis sebagai pilihan, bukan paragraf.
• Hal yang tidak terlihat di foto: ukuran, bahan, komposisi, atau waktu pembuatan.
• Ketersediaan yang jelas, dengan barang habis diberi tanda atau dihapus.
• Beberapa kategori begitu produk Anda lebih dari sekitar dua puluh.

Tips: Jika mulai dari nol, memakai desain siap pakai seperti template toko lebih cepat daripada membangun halaman dari layar kosong.

Langkah 2: Biarkan pelanggan menyusun pesanan sebelum chat

Perbaikan terbesar yang bisa Anda lakukan adalah berhenti merakit pesanan secara manual. Ketika pelanggan harus mengetik daftar barang di chat, mereka lupa pilihan, salah menulis jumlah, dan membiarkan Anda menghitung total. Ketika mereka memilih di keranjang, pesanan datang dalam keadaan lengkap.

Keranjang tidak membutuhkan toko online yang lengkap. Pelanggan cukup bisa menambahkan beberapa produk beserta pilihannya, melihat total berjalan, dan mengirim semuanya sekaligus, sehingga percakapan tetap berakhir di tempat Anda biasa bekerja.

Untuk itulah toko di halaman linkom dibuat. Pengunjung memasukkan produk ke keranjang dan mengirim pesanan ke WhatsApp Anda, lengkap dengan barang dan total yang sudah tertulis. Fitur ini tersedia mulai paket Pro; panduan toko menjelaskan cara mengaturnya dan halaman harga menampilkan paketnya. Alat lain juga bisa melakukan hal serupa; pilih yang membuat pelanggan bisa memesan dengan beberapa ketukan.

• Butik pakaian di Riyadh membiarkan pelanggan memilih ukuran dan warna tiap potong, alih-alih menjelaskannya lewat chat.
• Juru masak rumahan di Lahore menampilkan tiap hidangan dengan ukuran porsi, sehingga pesanan keluarga datang sebagai satu daftar yang jelas.
• Roastery kopi di Istanbul menawarkan tingkat gilingan dan ukuran kemasan sebagai pilihan, sehingga pertanyaan paling umum hilang.
• Toko tanaman di Mexico City menandai pot besar khusus ambil sendiri, sehingga tidak ada yang memesan pengiriman yang mustahil.

Langkah 3: Gunakan satu format pesan pesanan

Entah dari keranjang atau diketik sendiri oleh pelanggan, pesanan harus selalu sampai dalam bentuk yang sama. Format standar membuat Anda bisa membaca pesanan dalam hitungan detik, menyalinnya ke daftar, dan langsung melihat apa yang kurang.

Kalau pelanggan mengetik pesanan sendiri, taruh formatnya di pesan sambutan atau simpan sebagai balasan cepat, lalu kirim setiap kali ada yang menulis “Saya mau pesan”. Kebanyakan orang tidak keberatan mengisi template singkat; yang membuat kesal adalah ditanya detail satu per satu.

• Barang, beserta pilihan dan jumlahnya
• Total, termasuk ongkos kirim
• Nama penerima pesanan
• Alamat pengiriman atau titik ambil yang dipilih
• Hari dan jam yang diinginkan
• Metode pembayaran

Tips: Simpan balasan cepat kedua untuk detail yang paling sering lupa, misalnya alamat pengiriman atau, bagi penjual makanan, jamnya.

Langkah 4: Konfirmasi setiap pesanan dengan cara yang sama

Pesanan belum nyata sampai Anda mengonfirmasinya. Di konfirmasi Anda menangkap kesalahan, menyamakan harapan, dan memberi pelanggan pegangan, dalam satu pesan, bukan bolak-balik panjang.

Tulis konfirmasi sekali, simpan sebagai balasan cepat, lalu isi detailnya setiap kali. Pakai label di WhatsApp Business, misalnya baru, dikonfirmasi, lunas, dalam pengiriman, dan selesai, untuk melihat posisi setiap pesanan.

1. 1Ulangi barang, pilihan, dan jumlah persis seperti yang akan Anda siapkan.
2. 2Sebutkan total lengkap, dengan ongkos kirim ditulis terpisah.
3. 3Jelaskan cara dan batas waktu pembayaran, serta apa yang terjadi jika pembayaran tidak masuk tepat waktu.
4. 4Berikan perkiraan waktu kirim, atau jam dan lokasi pengambilan.
5. 5Tutup dengan pertanyaan yang bisa dijawab satu kata, seperti “Sudah benar semua?”

Langkah 5: Buat pembayaran sederhana dan jelas

Cara bayar yang disukai orang sangat bergantung pada negaranya. Di sebagian pasar, bayar di tempat (COD) masih paling dipercaya; di tempat lain transfer bank atau aplikasi pembayaran instan lokal sudah biasa; dan di banyak tempat orang mengharapkan tautan pembayaran kartu. Sediakan dua atau tiga metode yang benar-benar dipakai pelanggan Anda.

Apa pun yang Anda tawarkan, jelaskan waktunya. Ada penjual yang meminta pembayaran sebelum menyiapkan pesanan khusus atau yang mudah basi, dan menerima COD untuk barang ready stock. Ada juga yang meminta DP untuk pesanan besar atau pre-order. Tulis aturan Anda dan ulangi di setiap konfirmasi, supaya tidak ada yang merasa diperlakukan berbeda.

Ketika pelanggan memesan lewat halaman linkom, mereka membayar langsung kepada Anda dengan metode yang Anda pilih; linkom tidak pernah memegang uangnya dan tidak memotong komisi dari penjualan Anda. Apa pun sistem Anda, anggap pesanan lunas hanya ketika uang benar-benar sudah masuk ke rekening.

• Bayar di tempat (COD): akrab dan sederhana, tetapi siapkan diri untuk paket yang sesekali ditolak.
• Transfer bank: minta pelanggan menulis nomor pesanan di berita transfer.
• Tautan pembayaran: dibuat lewat penyedia pembayaran Anda dan dikirim bersama konfirmasi.
• Aplikasi pembayaran instan: umum di banyak negara; bagikan nama atau nomor tujuan yang tepat.
• Bayar saat ambil: cocok untuk makanan, toko sekitar, dan barang pesanan khusus.

Langkah 6: Pengiriman, ambil sendiri, dan serah terima

Di pengirimanlah pesanan yang baik sering tersandung. Tentukan area dan ongkos kirim sejak awal, alih-alih menyebutkannya di setiap chat. Toko roti di Amman mungkin hanya mengantar di dalam kota dan menawarkan ambil sendiri untuk yang lain, sementara perajin perhiasan di Nairobi mengirim lewat kurir ke seluruh negeri.

Beri tahu pelanggan kapan pesanan akan tiba, lalu tepati atau kabari lebih awal. Pesan singkat saat pesanan berangkat, berisi nama kurir atau tautan pelacakan, menjawab sebagian besar pertanyaan “Pesanan saya di mana?” sebelum ditanyakan.

Jam operasional juga membantu. Ketika pelanggan tahu kapan Anda membalas, malam yang sepi tidak membuat mereka cemas. Panduan WhatsApp menunjukkan cara menambahkan tombol chat dan jam operasional ke halaman linkom.

• Ongkos kirim per area, tertulis di katalog atau formulir pesanan
• Batas jam yang jelas untuk pesanan hari yang sama atau esok hari
• Opsi ambil sendiri dengan alamat dan jam buka
• Pesan singkat “Sedang dikirim” atau “Siap diambil”

Langkah 7: Follow-up tanpa spam

Penjualan tidak selesai saat paket tiba. Pesan singkat satu atau dua hari kemudian, menanyakan apakah semuanya sesuai, menangkap masalah lebih awal dan menunjukkan ada orang sungguhan yang peduli. Kalau pelanggan puas, itu juga saat yang wajar untuk meminta ulasan.

Hati-hati dengan pesan siaran. Pesan yang tidak pernah diminta cepat menggerus niat baik, dan pelanggan bisa membisukan, memblokir, atau melaporkan usaha yang menghubungi mereka tanpa diundang. Tanyakan dulu: “Mau dikabari kalau barang ini restock?” mengubah follow-up menjadi layanan.

Simpan catatan sederhana pesanan sebelumnya, cukup di spreadsheet: siapa membeli apa, kapan, dan bagaimana membayarnya. Catatan ini menunjukkan pelanggan setia, barang yang perlu distok ulang, dan kapan pengingat akan disambut baik, misalnya biji kopi sebulan setelah kemasan pertama.

1. 1Kirim pesan singkat menanyakan kabar setelah barang diantar atau diambil.
2. 2Jika pelanggan puas, minta ulasan atau izin untuk membagikan fotonya.
3. 3Tanyakan apakah mereka ingin dikabari soal restock atau produk baru.
4. 4Hubungi lagi hanya ketika ada sesuatu yang relevan bagi mereka.

Tips: Atur pesan di luar jam kerja untuk malam hari dan hari libur, agar pelanggan tahu kapan Anda membalas dan tidak bertanya-tanya apakah pesanannya sudah dilihat.